Workflows

Aus wiki.hanman-media.de
Wechseln zu: Navigation, Suche

Gebote[Bearbeiten]

  S = SCHUTZ
  E = ERFOLG
  K = KOMMUNIKATON
  S = STABILITÄT

Schutz[Bearbeiten]

Produktion schützt die Firma und alle Departments:

  • Extrawünsche von Kunden werden an Sales kommuniziert. Entsprechend müssen die Kalkulationen angepasst und die Buchhaltung gebrieft werden.
  • Ein entschiedenes NEIN am Set zum Kunden, wenn Extrawünsche aufkommen, die im Vorfeld nich kommuniziert wurden. Außer es wird von GF freigegeben.
  • Die Postproduktion wird vor unnötigen Korrekturen bewahrt, indem im Vorfeld die Abnahmen mit Kunden definiert und die Inhalte klar kommuniziert wurden.
  • Wir lassen uns nicht vom Kunden hetzen und terminieren, sondern geben Termine für Abgaben und Zwischenstände vor.
  • Vorher überlegen, was schief laufen könnte. Wir brauchen den Backup-Plan und retten damit den Kunden. Der Kunde nimmt nur wahr, dass das Problem gelöst wurde, nicht wer es verursacht hat.

Erfolg[Bearbeiten]

  • Standards anwenden und mit Plan in das Projekt gehen.
  • Ein Projekt mit entsprechenden Variablen und Grenzen wird mit dem Kunden vereinbart. Die Produktion achtet darauf, dass die Ressoucen der Firma geschont werden, und dennoch das Ergebnis zu den vereinbarten Konditionen passt.
  • Dazu gehört:
  1. Einhalten der angebotenen Leistungen
  2. Bestimmtes, aber freundliches Auftreten vor dem Kunden. Die Kompetenz zur Umsetzung liegt bei der Produktion.
  • Wir sind unentbehrlich für den Kunden. Die Kunden zu begeisterten Fans von Senproductions machen.

Kommunikation[Bearbeiten]

  • Alle Departments sprechen mindestens einmal pro Woche miteinander, siehe Meetingstruktur
  • Je größer ein Projekt wird, umso mehr Kommunikation intern ist nötig.
  • Alle Schritte im Projekt müssen über ASANA getrackt werden und bleiben damit nachvollziehbar.
  • Umgangsformen müssen eingehalten werden. Da wir uns nur per Telefon hören können, und selten sehen, muss die Ebene auf der wir kommunizieren gefestigt werden.
  1. Es darf gestitten werden. Es muss danach ein Konsens gefunden. Stressabbau gehört dazu.
  2. Es muss sich vertragen werden. Probleme untereinander müssen schnell angesprochen und beseitigt werden.

Stabilität[Bearbeiten]

  • Stabilität nach innen erzeugen, um nach außen als eine Einheit gesehen zu werden. Wir sind keien Einzelkämpfer!
  • Prozesse abarbeiten, ohne immer wieder bei Null beginnen zu müssen.
  • Die Produktion ist bei Problemen im Team zur Stelle und findet Lösungen.
  • Ein Umfeld von Kooperation, ein Gefühl von Zusammenhalt und auf den anderen aufpassen.

Meetingstruktur[Bearbeiten]

Department-Head-Meeting[Bearbeiten]

Wer: Department-Heads

Was: Es wird über Struktur und Strategien in den Departments gesprochen. Wöchentlicher Plan wird vorgestellt.

Wann: wöchentlich, Dienstag 16:00 Uhr

Produktions-Meeting[Bearbeiten]

Wer: PRODUKTION

Was: Aktuelle Projekte werden gemeinsam besprochen. Probleme angesprochen und gelöst. Es sind alle Producer anwesend die bei uns aktuell Projekte managen. Die Projektübersicht wird wöchentlich aktualisiert.

Wann: wöchentlich, Freitag 13:00 Uhr

Angebots-Meeting[Bearbeiten]

Wer: SALES, PRODUKTION

Was: Aktuelle Angebote werden gemeinsam besprochen. Aufgaben zu Pitches, oder Angeboten werden zwischen den Departments verteilt. Die Angebotsübersicht wird wöchentlich aktualisiert.

Wann: wöchentlich, Dienstag 11:30 Uhr

Postpro-Meeting[Bearbeiten]

Wer: POSTPRODUKTION, FREELANCER, PRODUKTION

Was: Die Postprokoordination bespricht alle in der Postproduktion befindlichen Projekte und erstellt Wochenplan und Auslastung in Instagantt. Die Postprokoordination spricht sich am Vormittag (Montag 11:00 Uhr) mit der Produktion über relevante Projekte ab.

Wann: wöchentlich, Montag 13:00 Uhr

Buchhaltungs-Meeting[Bearbeiten]

Wer: BUCHHALTUNG, PRODUKTION

Was: Kalkulationen und Updates im Projektumfang werden mit Buchhaltung und Produktion erörtert.

Wann: wöchentlich, Freitag 11:00 Uhr

Kreativ-Meeting[Bearbeiten]

Wer: MARKETING, SALES

Was: Umsetzungsoptionen für aktuelle Projekte werden besprochen, aber auch interne Marketingmaßnahmen. Präsentationen für SALES und Ideen zu künftigen Kundenterminen werden erarbeitet.

Wann: wöchentlich, Mittwoch 14:00 Uhr

Interna-Meeting[Bearbeiten]

Wer: GF, PRODUKTION, SALES

Was: Stategieanpassungen und Prozessoptimierungen werden von GF prioritisiert und von Produktion umgesetzt. Aufgaben werden mitgeschrieben und an die Verantwortlichen verteilt.

Wann: nach Bedarf

Angebotserstellung[Bearbeiten]

Übersicht Angebotsprozess


Produktionsprozess[Bearbeiten]

Projektdurchführung[Bearbeiten]

Der Produzent hat dafür Sorge zu tragen:

  • dass im Vorfeld klare und durchführbare Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden.
  • dass im Vorfeld mit PRODUKTION, SALES und KREATIV ein Plan erstellt wird.
  • dass ein Projekt von Anfang bis Ende intern, wie extern koordiniert wird.
  • dass die Kunden-Kommunikation aufrechterhalten bleibt.
  • dass die Kunden-Kommunikation unter TRACKING KUNDENKONTAKT im Projekttemplate dokumentiert wird.
  • dass ein Projektplan erstellt wird.
  • dass dieser Projektplan an den Kunden kommuniziert und überwacht wird, dass dieser eingehalten wird.
  • dass Abweichungen vom Projektplan in ASANA unter TRACKING KUNDENKONTAKT dokumentiert werden.
  • dass Projektfortschritte regelmäßig in ASANA unter PROGRESS (TAB) kommuniziert werden.
  • dass Projektfortschritte / -probleme wöchtentlich in Meetings besprochen werden.
  • dass die Projektübersicht wöchtentlich aktualisiert wird.
  • dass die Kalkulationen immer aktuell sind. Abweichungen werden direkt an GF, SALES und die BUCHHALTUNG kommuniziert.
  • dass Mehraufwände und Kosten die im Projekt entstehen an SALES kommuniziert werden. SALES wendet sich dann an den Kunden, um diese Mehrkosten zu vermitteln.
  • dass das Projekt im Budgetrahmen bleibt, zzgl. Marge.
  • dass alle Freigaben (Drehbuch, Stilentwicklung, Protagonisten, Sprechertexte, usw.) beim Kunden eingeholt werden.
  • dass ein Dreh koordiniert wird:
     Dazu gehört die Erstellung einer Dispo
     die Zusammenstellung des Drehteams 
     die Koordination der Equipmentmiete (Abholung / Rückgabe)
     die Datenübergabe an die Postproduktion
  • dass nach dem Projekt ein Feedbackgespräch mit dem Team statt findet.
  • dass nach dem Projekt ein Feedbackgespräch mit dem Kunden statt findet.
  • dass die Postproduktion frühzeitig informiert wird und das Projekt in Postpro-Koordination / Instagantt vorbereitet wird.

Projektbeginn[Bearbeiten]

1) Projektstruktur anlegen in ASANA und BOX

     Kopie erstellen von TEMPLATE_PROJECTS unter ANGEBOTE
     Verschieben des Projekts in PROJECTS
     Projektname eintragen


2) Projektnummer vergeben:

Ist ein Angebot gewonnen, vergibt SALES eine Projektnummer und trägt diese in DEALS, in ASANA und in BOX ein. Somit sind alle Dokumente nach der Projektnummer eindeutig identifizierbar und auffindbar.

Diese Projektnummer kommt:

     in ASANA nach dem Projektnamen 
     in BOX nach dem Projektnamen 
     für die Dokumente in Box nach dem Projektnamen


3) Einladen ins Projekt:

Alle für das Projekt relevanten Personen in ASANA dem Projekt hinzufügen.

     Sales
     Producer, Projektkoordinator
     Buchhaltung

Alle am Prozess beteiligten Personen die entsprechenden BOX-Ordner freigeben.

     wichtig! "Personen in diesem Ordner" NICHT "Personen mit diesem Link" auswählen


4) Kick off Meeting intern:

     Umsetzungsoptionen besprechen. MEETING SEN INTERN bestehend aus mindestens 3 Personen: REGIE, PRODUKTION und SALES
     Team auswählen, vorranging aus Kontingent.
     Projekttiming der Postproduktion mitteilen.


5) Kick off Meeting mit Kunden:

     Projektmilestones mit dem Kunden besprechen
     "Spielregeln" und Aufgaben dem Kunden mitteilen, damit das Projekt möglichst reibungslos abläuft.


6) Fertigstellungstermin eintragen:

     Alle Eck-Daten, die das Projekt betreffen eintragen und einen Fertigstellungstermin definieren. 
     Fertigstellungstermin wird als Due-Date in ASANA für das Projekt eingetragen. 
     Fertigstellungstermin wird dieser auch in der Projektübersicht (Excel-Tabelle) vergeben.


7) Briefing an Buchhaltung:

Damit die Anfangsrechnung gestellt werden kann, müssen alle relevanten Daten die das Projekt und den Kunden betreffen, die Buchhaltung kommuniziert werden:

     Rechnungsempfänger, Rechnungsadresse (nur bei abweichendem Ansprechpartner):
     Leistungszeitraum Anfangsrechnung:
     Besonderheiten (falls erforderlich, Updates zur Kalk bitte in Kalk):
     Datum Rechnungstellung Anfangsrechnung:
     Datum Rechnungstellung 2. Teilrechnung und/oder Abschlussrechnung (voraussichtlich):
     Leistungszeitraum Abschlussrechnung:

Purchase Orders/ Bestellbestätigungen sind in der Verantwortung von SALES. Wenn diese vom Kunden an Produktion kommen, dann bitte SALES Bescheid geben. SALES kommuniziert die PO an BUCHHALTUNG und legt sie in BOX ab.

Projektabschluss[Bearbeiten]

1) Kalkulation abschliessen:

     Kalkulation finalisieren mit verbindlichen Zahlen
     Kalkulation mit Namen der Rechnungssteller der einzelnen Positionen versehen
     Rechnungen von Freiberuflern in Box ablegen, im Projektordner -> Accounting -> Eingang


2) Buchhaltung briefen:

     zu Updates in der Kalkulation
     kann die Abschlussrechnung gestellt werden 
     den Task Zahlungseingang bestätigen stellen und mit dem Due Date des Zahlungsziels versehen


3) Feedbackgespräch mit Kunden:

     Probleme und Kritik offen ansprechen. Wir sind nur Menschen und können uns verbessern.
     Bedarf von weiteren Produktionen heraushören und an SALES kommunizieren.


4) Feedbackgespräch mit Team:

     Probleme und Kritik offen ansprechen. Wir sind nur Menschen und können uns verbessern.
     Anpassungen der Workflows prüfen und mit Produktionsdepartment besprechen. 
     Ängste abbauen und Lernprozesse starten


5) Projekt archivieren:

     wenn der Zahlungseingang der Abschlussrechnung bestätigt wurde
     wenn alle relvanten Daten in Box abgelegt wurden
     wenn Feedback zum Projekt beim Kunden eingeholt wurde

Postproduktion[Bearbeiten]

Buchhaltung[Bearbeiten]

Buchhaltungs-Email[Bearbeiten]

     buchhaltung@senproductions.de
     accounting@senproductions.de

Ausgangsrechnungen[Bearbeiten]

  • Alle Rechnungen müssen so schnell wie möglich gestellt werden.
  • Nach Projektstart die 50% (oder 40%) Anfangsrechnung sofort stellen lassen.
  • Nach Projektende die Abschlussrechnung direkt stellen lassen.

Eingangsrechnungen[Bearbeiten]

  • pro Projekt soll jeder Freiberufler eine Rechnung stellen.
  • falls (z.B der Kameramnn) Equipment an uns ausleiht bitte in eine separate Rechnung stellen.
  • auf allen Rechnungen muss der Projektname draufstehen
  • auf allen Rechnungen muss die Projektnummer draufstehen
  • auf allen Rechnungen muss der Leistungszeitraum draufstehen

Kreditkartenzahlungen[Bearbeiten]

  • Alle Rechnungen die mit der Kreditkarte gezahlt wurden, müssen in BOX ablegt werden: BOX LINK
  • Alle Rechungen enthalten im Dateinamen den Namen des Projekts und die Projektnummer.
  • Alle Rechungen spätestens innerhalb von 7 Tagen einreichen, in BOX unter Eingang ablegen.

Spesenzahlungen[Bearbeiten]