Arbeiten mit BOX

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Allgemein[Bearbeiten]

Freigaben für Ordner und Unterordner werden nur den Leuten erteilt die am Prozess mitarbeiten.

Box Freigabelinks die in Asana eingetragen werden: wichtig, dass man auswählt "Personen in diesem Ordner" NICHT "Personen mit diesem Link"

Um eine Ordnung in Box zu gewährleisten haben wir eine verbindliche Nomenklatur für die Files: KUNDENNAME_Projektname_ArtDesDokuments_Jahr-Monat-Tag.

Die Projektnamen werden 1:1 in BOX und in ASANA vergeben.

Projekt anlegen[Bearbeiten]

  • Kopieren des Projekt-Templates
  • Projektnamen und -Nummer vergeben: KUNDENNAME_Projektname_Projektnummer
    Projektnummer setzt wie folgt zusammen:
    z.B. "13003E1501" 
    Firmennummer ("13003" ist MAN Diesel)
    Projekt intern (I) oder extern (E) 
    Jahr des Auftrags (15 für 2015)
    fortlaufende Nummer des Auftrags in diesem Jahr bei diesem Kunden. 
  • Mitarbeiter und Zulieferer in die Ordner Production und Postproduction einladen.

Projektdetails / Template Project[Bearbeiten]

1. Accounting[Bearbeiten]

Hier werden sensible Daten, wie Kalkulationen, Angebote, Rechnungen von Zulieferer und Rechnungen an Kunden abgelegt.

Wichtiger Hinweis! Dieser Ordner ist nur zugänglich für:

  • Sales
  • Geschäftsleitung
  • Buchhaltung
  • Producer

Ausgang[Bearbeiten]

  • Kalkulation: Die Kalkulation wird in Google Docs erstellt. Der Freigabe-Link (Jeder mit dem Link darf die Datei bearbeiten) wird in die Boxnote eingetragen.
  • Angebot: Das Angebot, welches an den Kunden ging, wird als Word-Dokument und als PDF hier abgelegt. Die Benennung des Angebots ergibt sich wie folgt:
     Senproductions _ Angebot _ Jahr Angebotsnummer _ Kundenname Projektname Projektnummer _ Datum des Versands
     Bsp.: Senproductions_Angebot_2017-455_Löhr & Partner Osram T4T_14010E1702_06.11.2017
  • Rechnungen: Die Anfangs- und Endrechnungen an den Kunden werden korrekt benannt hier abgelegt. Die Benennung der Rechnungen ergibt sich wie folgt:
     Senproductions _ Rechnung _ Jahr Rechnungsnummer _ Kundenname Projektname Anfang-/Endrechnung Projektnummer _ Datum des Versands
     Bsp.: Senproductions_Rechnung 2017-232_Löhr & Partner Osram T4T Anfangsrechnung 14010E1702_13.11.2017

Eingang[Bearbeiten]

Hier werden alle Rechnungen die im Projekt erzeugt wurden abgelegt:

  • Dienstleister / Freiberufler / Crew
  • Verträge
  • Equipment
  • Reisekosten
  • etc.

Eingangsrechnungen[Bearbeiten]

Hierbei müssen folgende Punkte beachtet werden:

     auf den Rechnungen MUSS Projektname draufstehen
     auf den Rechnungen MUSS Projektnummer draufstehen
     auf den Rechnungen MUSS Leistungszeitraum draufstehen
     pro Projekt soll jeder Freiberufler eine Rechnung stellen.
     falls (z.B der Kameramnn) Equipment an uns ausleiht bitte in eine separate Rechnung stellen.

2. Production[Bearbeiten]

Hier werden alle relvanten Projekt-Informationen abgelegt:

  • Drehpläne / Dispos
  • Teamlisten
  • Equipmentlisten
  • Reisedaten / Buchungsbelege

Creative[Bearbeiten]

3. Postproduction[Bearbeiten]

Rohmaterial[Bearbeiten]

  • Audio: Alle Ton bezogenen Daten, wie O-Töne, Voice-Over, Musik
  • Dokumente: Briefingdokumente, Feedbacks
  • Grafik: Logodaten, Grafiken für Animationen
  • Video: Das komplette Videorohmaterial vom Dreh. Sortiert in die Ordner TAG > KAMERA > KARTE

Workspace[Bearbeiten]

  • 2D-3D-Bearbeitung: Grafik-Animationen für den Schnitt
  • Audio-Bearbeitung: Quelldaten für Audiobearbeitung und entsprechende Mixdowns
  • Projektdaten: Alle Projektdaten (Premiere, Avid, After Effects) um ein Projekt mit entsprechenden Quelldaten von einem anderen Arbeitsplatz aus öffnen zu können.
  • Video-Bearbeitung: Überarbeitete Zwischenstände vom Schnitt, für Animation, Farbkorrektur, oder Retusche.

Kundenversionen[Bearbeiten]

Hier werden Vorabversionen abgelegt, die zur Feedbackschleife an den Kunden verschickt werden.

Finale Version[Bearbeiten]

Nach finaler Freigabe des Projekts, werden hier die fertigen Filme in der optimierten Qualität bereit gestellt. Die Qualitätsstufen können folgende sein:

   Quicktime ProRes 422 / 1080p: Als Master und für Cleanfeeds
   MP4 H.264 / 20 MBit/s / AAC / 1080p: Für Youtube, Facebook, Webversand