Arbeiten mit ASANA

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Allgemein[Bearbeiten]

ASANA dient dem Abarbeiten von Tasks, nicht dem Speichern von Informationen / Unterlagen. Dokumente werden in BOX abgelegt.

In ASANA werden BOX Links verlinkt, die zu den entsprechenden Ordnern auf BOX führen führen. Entsprechende Rechtevergabe auf BOX beachten.

Die vergebenen Projektnamen werden 1:1 in ASANA und BOX vergeben.

Projekt anlegen / ANGEBOTE[Bearbeiten]

  • Kopieren des Projekt-Templates in ANGEBOTE
  • Projektnamen und -Nummer vergeben: KUNDENNAME_Projektname_Kundennummer
    Projektnummer setzt wie folgt zusammen:
    z.B. "13003E1501" 
    Firmennummer ("13003" ist MAN Diesel)
    Projekt intern (I) oder extern (E) 
    Jahr des Auftrags (15 für 2015)
    fortlaufende Nummer des Auftrags in diesem Jahr bei diesem Kunden. 
  • Verantwortlichkeit definieren: Projektverantwortlicher Producer wird als Project Owner unter dem Reiter Progress eingetragen

Projekt verschieben / PROJECTS[Bearbeiten]

Nachdem ein Projekt gewonnen wurde, wird es von ANGEBOTE in PROJECTS verschoben.

  • Alle, für das Projekte relevanten Departments werden als Follower dem Projekt hinzugefügt:
   Sales
   Producer, Projektkoordinator
   Buchhaltung
  • Fertigstellungstermin definieren und als Due Date unter dem Reiter Progress eintragen.
  • Ab hier wird die Buchhaltung gebrieft im Task Briefing an Buchhaltung

Details Projekttemplate[Bearbeiten]

Ein Projekttemplate in ASANA setzt sich aus den folgenden Aufgaben zusammen:

Sales/Angebot[Bearbeiten]

  • Tracking Kundenkontakt: Eintragen von Anpassungen des Kunden vor und während des Projekts. Sollte es Abweichungen vom angebotenen Umfang geben, direkt an Buchhaltung und Sales kommunizieren.
  • Briefing von Sales/Kunden: Eintragen von allen Projektbezogenen Inhalten. Sales brieft Producer mit allen wichtigen Informationen um daraus Kalkulation erstellen zu können.
   Inhalt: 
   Länge:
   Link zu Material (auf BOX):
   Projekttiming:
   Kunde braucht Angebot bis:
   Fragen an Kunden:
  • Kalkulation erstellen: Producer erstellt Kalkulation auf Basis des Briefing und lässt diese von Sales freigeben. Entsprechende Kalkulation wird in BOX abgelegt, nicht auf ASANA!
  • Angebot erstellen: Angebot wird von Sales erstellt.
  • Angebot verschicken / Purchase Order einholen: Sales verschickt Angebot an den Kunden. Der Producer wird hierbei in den E-Mailverteiler mit aufgenommen.
     Purchase Orders / Bestellbestätigungen sind in der Verantwortung von Sales. Wenn diese vom Kunden an Produktion kommen, dann bitte Sales Bescheid geben.

Creative Department[Bearbeiten]

  • Meeting SEN Kreativ: Bei Projekten ab dem XS Standard muss ein Kreativmeeting zum Projektbeginn abgehalten werden, in welchem die Umsetzungsoptionen besprochen werden.

Production Department[Bearbeiten]

  • Projekttiming / Milestones: Das Projekt bekommt, nachdem es gewonnen wurde, ein Fertigstellungsdatum. Bei Projekten im XS- und S-Standard werden zudem fixe Termine für Abnahmeen mit dem Kunden vereinbart.
  • Dispo erstellen: Die relevanten Informationen zu Team, Drehort und Drehablauf werden in einer Dispo erfasst und hier abgelegt. Alle beim Dreh beteiligten Crewmitglieder werden in diesen Task als Follower eingetragen.
  • Techniklisten erstellen: Die Liste an benötigter Technik wird mit dem Kameradepartment (Kameramann, Assistent, oder Produktionskoordinator) besprochen und ein Angebot bei Verleih, oder Kameramann eingeholt. Die Liste wird hier abgelegt. Alle Beteiligten werden als Follower dem Task hinzugefügt.

Accounting Department[Bearbeiten]

  • Briefing an Buchhaltung: alle relevanten Daten für die Buchhaltung die das Projekt und den Kunden betreffen.
   Rechnungsempfänger, Rechnungsadresse (nur bei abweichendem Ansprechpartner):
   Leistungszeitraum Anfangsrechnung:
   Besonderheiten (falls erforderlich, Updates zur Kalk bitte in Kalk):
   Datum Rechnungstellung Anfangsrechnung:
   Datum Rechnungstellung 2. Teilrechnung und/oder Abschlussrechnung (voraussichtlich):
   Leistungszeitraum Abschlussrechnung:
  • 1. Teilrechnung erstellen: Diesen Task mit Datum für den Vesand der 1. Teilrechnung an Buchhaltung stellen.
  • Abschlussrechnung erstellen: Diesen Task mit Datum für den Vesand der Abschlussrechnung an Buchhaltung stellen.
  • Zahlungseingang bestätigen: Diesen Task bekommt Buchhaltung nach versand der Abschlussrechnung mit dem Zahlungsziel 30 Tage. Nachdem der Zahlungseingang bestätigt wurde, wird das Projekt archiviert.

ASANA Kalender synchronisieren[Bearbeiten]

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https://asana.com/guide/help/api/calendar-sync